Такси – это не роскошь, а средство передвижения!

Одна из компаний подсчитала, что содержать свой собственный автопарк ей не выгодно, а гораздо экономнее будет вызывать для своих сотрудников такси. Когда же такие затраты на услуги такси можно отнеси к расходам организации и когда их необходимо посчитать доходом самого работника?

По долгу службы.

Попробуем рассмотреть первую ситуацию. Допустим, воспользоваться услугой такси нужно в производственных целях. К примеру, доставить снабженца с необходимыми материалами от поставщика или привезти бухгалтера с наличностью из банка. В подобных случаях расходы на заказ дешевого такси связаны непосредственно с исполнением трудовых обязанностей. А значит, эти затраты компании может отнести к прочим расходам, которые связанны с реализацией и производством (1 ст. 264 НК подп. 49 п.). Если же между организацией и транспортной компанией был заключен специальный договор «аренды транспортного средства с экипажем» (такси), то подобные затраты можно списать на прочие расходы, которые связаны с производством и реализацией (1 ст. 264 НК подп. 10 и 19 п.). Однако все свои расходы компания должна обосновать и подтвердить документально (п. 1 ст. 252 НК). Сделать это довольно просто. В первую очередь, необходимо отразить в трудовом договоре или должностной инструкции разъездной характер работы сотрудника. Во-вторых, нужен приказ, утверждающий перечень сотрудников, которые по работе ездят в поездки. В-третьих, производственную направленность поездок на такси необходимо обязательно подтвердить. К примеру, еженедельными или ежемесячными отчетами самого сотрудников. В тех случаях, когда вы не заключили с транспортной компанией никаких договоров, предупредите своего работника о том, чтобы он не забывал брать соответствующие документы об оплате у таксиста.

Производственные поездки на такси не облагаются ни ЕСН (п. 1 ст. 238 НК подп. 2), ни налогом на доходы (ст. 217 НК п. 3).

На работу и назад.

Проезд сотрудников на место работы и обратно до дома, исходя из Налогового кодекса, не принято включать в расходы (ст. 270 НК п. 26). Исключение составляют всего два случая: если подобные транспортные расходы нужны для производства либо когда они предусматриваются трудовыми или коллективными договорами.

Производственными расходами можно считать и расходы, обусловленные спецификой деятельности компании. К примеру, это может быть доставка работников строительных организаций до объекта, в случаях, когда к нему невозможно проехать на общественном транспорте. Или когда сотрудник вынужден остаться на своей работе сверхурочно и в ночное время добраться до дома он может только воспользовавшись услугами такси.

Необходимо помнить о том, что если вы пропишете подобные расходы на доставку сотрудников в своем трудовом договоре, то их надо будет отнести к расходам на оплату труда (ст. 255 НК п. 25). Тогда в этом случае вам обязательно придется платить в бюджет ЕСН (ст. 236 НК п. 1), пенсионные взносы (ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ п. 2) и НДФЛ (ст. 41, 209 НК).

Если же Вы не будете предусматривать в трудовом договоре расходы на доставку, то прибыль на них тоже уменьшать нельзя. В этом случае единый соцналог платить не требуется (ст. 236 НК п. 3).

Ведущий юрисконсульт аудиторской фирмы «ПРАДО-Аудит», Елизавета Макарова подчеркнула, что «налог на доходы придется удерживать независимо от того, за счет каких средств фирма оплачивает расходы на доставку сотрудников на работу».

Отправляемся в командировку.

Исходя из разрешения Налогового кодекса затраты на проезд сотрудника к месту командировки и обратно включаются в расходы организации (ст. 264 НК подп. 12 п. 1). Но за то проезд работников на такси до аэропорта или вокзала относить к расходам нельзя (письмо от 26 января 2005 г. № 03-03-01-04/2/15). При этом министерство ссылается на соответствующую Инструкцию Минфина СССР от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». А в пункте 12 этого же документа отмечено, что к командировочным расходам можно отнести проезд к аэропорту транспортом общего пользования, но никак не такси.

Данная инструкция действует и сегодня, но только в части, не противоречащей Трудовому кодексу. Поэтому в данном случае позицию Минфина можно и оспорить. Ведь в статье 168 Трудового кодекса написано, что организации обязаны возмещать работникам все командировочные затраты на проезд, которые указаны в коллективном договоре или других локальных нормативных актах фирмы.

Да и в самом Налоговом кодексе нет ограничений по транспортным командировочным расходам. Самое главное – это их обоснованность и документальное подтверждение.

А вот с тем, что подобные транспортные расходы не надо облагать ЕСН (п. 1 ст. 238 НК подп. 2) и НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК) Минфин подтверждает.

По материалам журнала «Расчет».